Aydınlatma Metni

Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu                 : WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ

Adresi                  : Üniversite Mah. Firuzköy Bulvarı No: 17/2/2 Avcılar İstanbul

Web Sitesi          : www.wilcotr.com

Tel                         : 0 212 590 9965

Faks                       : 0 212 590 9865

Mail                      : info@wilcotr.com

Mersis no            : 0811109920900001

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Bundan sonra “KVKK” olarak ifade edilecektir.”) 10. Maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Bundan sonra “Tebliğ” olarak belirtilecektir.) kapsamında, çalışanların kurumumuz ile ilişkilerinde kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul ve esaslar hakkında bilgilendirme amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ tarafından hazırlanmış işbu aydınlatma metni düzenlenerek ilan edilmiştir.

(KVKK Madde 10: “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11’inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”)

Temel Tanımlar

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir.

(İşbu metin kapsamında veri sorumlusu, Üniversite Mah. Firuzköy Bulvarı No: 17/2/2 Avcılar İstanbul adresinde mukim WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ’dir.)

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Veri kayıt sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Çalışanlara İlişkin Kişisel Veriler

Kurumumuzca, çalışanlara ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:

Kimlik Verileri: Ad, soyad, anne-baba adı, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, medeni hal, nüfus cüzdan seri-sıra no, kimlik no, uyruk bilgisi, pasaport bilgileri, görev ve unvan bilgisi, aile yakınları bilgisi.

İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, şirket içi iletişim bilgileri (şirket telefon numarası, dâhili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, kayıtlı e-posta adresi).

Finansal Veriler: Banka IBAN numarası, yemek kartı numarası, yemek bedeli yükleme kart yükleme tutarı, bordrolar, bes ve avans kesintisi tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya, borç ve kesinti bilgileri.

Mesleki Deneyim Verileri: Eğitim durumu, meslek içi eğitim bilgileri, sertifika ve diploma bilgileri, dil bilgileri, gidilen kurslar, eğitim ve beceriler, iş tecrübesi, transkript bilgileri.

Görsel ve İşitsel Veriler: Gerçek kişiye ait fotoğraf, kamera kayıtları.

Özlük Verileri: Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, tutanak ve savunmaları, işe giriş-çıkış kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları, sigorta bilgisi, adli sicil kaydı, agi formu, öğrenim belgesi, izin çıkış ve izinden dönüş tarihi, askerlik durum bilgileri, sicil numarası, departman ve birimi.

Sağlık Verileri: Sağlık raporu, kan grubu, kişisel sağlık bilgileri, sağlık ve doğum izni belgeleri, engellilik durumuna ait bilgiler, kullanılan cihaz ve protez bilgileri.

Diğer Veriler: Kurumsal bilgisayarlarda ip adresi bilgileri, kurumsal bilgisayarlarda internet sitesi giriş- çıkış kayıtları, araç plakası, konaklama ve seyahat bilgileri, el yazı ve imza, talep – şikayet bilgileri.

Kişisel Verileri İşleme Amacımız

WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ olarak, sizlere ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük hassasiyet göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla www.wilcotr.com internet sitesinde bulunan WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ KVKK Politikasında ayrıntılı olarak belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz.

WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ olarak kişisel verilerinizi metnin aşağısında ayrıntılı yer alan amaçlarla KVKK’ nın 5. Maddesinde belirtilen;

Sizlerin açık rızası, Kanunlarda açıkça öngörülmesi, İş sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Hukuki sebeplerine dayanarak işlemekteyiz.

KVKK’nın 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak çalışanların kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilmektedir:

  • Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, Aranan pozisyona uygun olup olmadığınızın tespiti, İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü
  • İş Kanunu ve diğer tüm mevzuatlar kapsamında sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi, Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Çalışanlar için yan haklar ve menfaat süreçlerinin yürütülmesi,
  • Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması, Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı ile çalışma verimliliği ve iş sürekliliğini sağlamak,
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • İş faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Çalışanların şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması, Çalışan memnuniyetine yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Organizasyon ve etkinlik yönetimi, Çalışanlara eğitim verilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi, Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi ve ücret politikaları belirlemek,
  • Hizmet sözleşmesine bağlı olarak; hizmet yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işveren sorumluluklarının yerine getirilmesi, işin yönetimi, denetimi ve ifası, İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, Fiziksel mekân güvenliğinin temini.
  • Elektronik (internet/mobil vs.) veya fiziki ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
  • Hizmet şartlarımızda meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılması,
  • Yabancı personel çalışma ve oturma izin işlemlerinin yürütülmesi, İstihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verilebilmesi,
  • Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesinin zorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi,
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Muhasebe ve finans işlerinin yürütülmesi,
  • WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ nin kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi ve İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Yetkili kişi, ana işveren, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
  • Hastalık izinlerinin takibi ve izlenmesi veya Personel ’in görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi, Acil tıbbi müdahaleler, Acil durumların varlığı halinde Personel‘in kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi,
  • Personellere Personel iş maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi,
  • Personel‘in maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi, Asgari geçim indiriminin yapılması,
  • Çeşitli insan kaynakları uygulamaları,
  • İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
  • Şirket seyahatlerinin organize edilmesi,
  • Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması,
  • Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
  • Promosyonlar ve kampanyalardan faydalandırılması,
  • Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi,
  • KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Amaçları ile kişisel verilerinizi fiziksel ve elektronik ortamda sözlü, yazılı ya da görsel olarak işlemekteyiz.

Çalışan olarak Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ ya uygun olarak WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenebilmektedir;

İşlenen kişisel verileriniz yurt içindeki;

  • Maaş hesabı açılması amacıyla bankalara,
  • Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi amacıyla araç kiralama şirketlerine,
  • Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörlerine,
  • Şirketin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketlerine,
  • Yemek kartı verilmesi halinde yemek şirketlerine,
  • Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş

sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastaneler ve sağlık kuruluşlarına,

  • Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine

getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarına,

  • Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve

bilgi güvenliği firmalarına,

  • İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarına, bağımsız denetim firmalarına, gümrük firmalarına, mali müşavir/muhasebe firmalarına, hukuk bürolarına, ana işeverene,
  • Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketlere, ihale makamına,
  • Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarına kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılacaktır.

Kişisel verileriniz, iş akdiniz devam ettiği sürece yukarıdaki amaçlarla ve bu amaçların gerektirdiği süre boyunca saklanacaktır. Saklama ve imha işlemleri ve süreleri ile ilgili ayrıntılı bilgi için WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ Saklama ve İmha Politikasını inceleyebilirsiniz.

Kanunen saklanması zorunlu olan kişisel verileriniz, sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca iş akdiniz sona erdikten itibaren 10 yıl boyunca saklanacaktır. 

WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ’nin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak benimsediği ilkeleri ayrıntılı şekilde www.wilcotr.comadresindeki WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ KVKK Politikasında inceleyebilirsiniz. 

                Kişisel Verilerin Korunması Kanunun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ’ inÜniversite Mah, Firuzköy Blv. No:17/2/2, 34320 Avcılar/İstanbul adresine yazılı olarak, “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla …………… adresine veya elektronik posta üzerinden info@wilcotr.com adresine iletebilirsiniz.

WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma metnini ve haklarımı okudum, anladım ve bir kopyasını teslim aldım.

Okudum, anladım.

Ad Soyad

İmza