1. GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması,WILCO İNSAN KAYNAKLARI VE HİZMET A.Ş.’nin (Bundan sonra “WILCO” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) en önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Şirket ortaklarımızın, yetkililerimizin, çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin; tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin ve ortaklarının; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin-iş ortaklarının; iş ortaklarımızın-yetkililerinin-çalışanlarının ve ilgili üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.

T.C. Anayasası’nın 20. maddesinde hüküm altına alındığı üzere; herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir.

WILCO faaliyetleri ya da gereklilikleri doğrultusunda kişisel verilerini işlediğimiz, Şirket ortaklarımızın, yetkililerimizin, çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, kursiyerlerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin; tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin ve ortaklarının; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin-iş ortaklarının; iş ortaklarımızın-yetkililerinin-çalışanlarının ve ilgili üçüncü kişilerin, Anayasal bir hak olan “Kişisel Verilerin Korunması” hakkının korunması ve geliştirilmesi bir kurum politikası olarak benimsenmiştir.

2. POLİTİKA’NIN AMACI

Bu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Bundan sonra “Kanun” olarak anılacaktır.), Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına (Bundan sonra “Kurul” olarak anılacaktır.) ve bu hususta yürürlükte bulunan ikincil mevzuata uyum sağlanması için tüm Şirket kapsamında faaliyetlerin uyumlu şekilde yürütülmesini temin etmek amacıyla hazırlanmıştır.

3.  POLİTİKA’NIN KAPSAMI

Bu politika, ilgili kişilere ait kişisel verilerin; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme ve kişisel verilerin güvenliği için alınan idari ve teknik önlemlere ilişkindir.

4. TANIMLAR

Bu politikada geçen,

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

Bulut Sistemi (Cloud System): Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında bulunan internet tabanlı sunucular, yazılımlar veya veri depolama altyapıları üzerinde saklandığı, işlendiği veya erişilebilir hale getirildiği bilgi teknolojisi sistemlerini,

Çalışan: WILCO personelini,

Çalışan Adayı: WILCO bünyesinde çalışan olmak amacıyla elektronik veya fiziki ortamda iş başvurusunda bulunan ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini WILCO’nun incelemesine açmış olan gerçek kişileri,

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik cihazlar, sunucular, yazılımlar, veri tabanları, ağ sistemleri, bulut altyapıları ve benzeri teknolojik ortamlar aracılığıyla oluşturulabildiği, işlenebildiği, saklanabildiği ve aktarılabildiği ortamları,

Elektronik Olmayan Diğer Ortamlar: Elektronik ortamlar dışında kalan yazılı, basılı, görsel, fiziksel arşiv ve benzeri sair ortamları,

Hizmet Sağlayıcı: WILCO ile arasındaki sözleşmesel ilişki kapsamında WILCO’ya herhangi bir hizmet sunan gerçek veya tüzel kişileri,

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi ya da birim hariç olmak üzere, veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

İş Ortağı: WILCO’nun ticari faaliyetlerini yürütürken birlikte proje geliştirdiği, hizmet aldığı veya operasyonel süreçlerinde iş birliği yaptığı gerçek veya tüzel kişileri,

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü fiziksel ve elektronik ortamı,

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Veri Güvenliği İhlali / Veri İhlali: İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesi, açıklanması, değiştirilmesi, silinmesi, erişilebilir hale gelmesi veya kişisel veri güvenliğini ihlal eden her türlü olayı,

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; veri kategorisi, veri konusu kişi grubu, işleme amacı, aktarılan alıcı grupları, saklama süreleri, veri güvenliği tedbirleri ve yurt dışına veri aktarımı bilgileriyle ilişkilendirerek oluşturdukları envanteri,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, sınıflandırılması, yeniden düzenlenmesi, kullanılmasının engellenmesi veya veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası: WILCO tarafından kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları, veri güvenliği süreçlerini ve teknik-idari tedbirleri düzenleyen politikayı,

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası / Politika: WILCO tarafından kişisel verilerin saklanmasına, korunmasına, silinmesine, yok edilmesine ve anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen işbu politikayı,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,

Log Kaydı: Bilgi sistemleri üzerinde gerçekleştirilen erişim, işlem, kullanım, veri aktarımı, değişiklik, silme ve kullanıcı hareketlerine ilişkin elektronik kayıtları,

Maskeleme: Kişisel verilerin belirli bölümlerinin görünemez hale getirilmesi suretiyle verilerin korunmasını sağlayan yöntemi,

Müşteri: WILCO’nun sunduğu hizmetler veya yürüttüğü faaliyetler kapsamında kişisel verileri elde edilen gerçek kişileri,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık bilgileri, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde kişisel verilerin, işbu Politika’da belirtilen periyotlarla resen silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini,

Saklama ve İmha Süreci: Kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun şekilde muhafaza edilmesi ile işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin tüm süreçleri,

Saklama Süresi: Kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza edilmesini ifade eden süreyi,

Sicil / VERBİS: Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni,

Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

Stajyer: Mesleki eğitim veya uygulamalı öğrenim amacıyla WILCO bünyesinde görev alan kişileri,

Şirket Ortağı: WILCO ortağı gerçek kişileri,

Şirket Yetkilisi: WILCO’nun yönetim kurulu üyelerini, şirket müdürlerini, temsil ve ilzama yetkili kişilerini ve sair yetkili gerçek kişileri,

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri Minimizasyonu: İşlenen kişisel verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmesini ifade eden ilkeyi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi,

WILCO Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu (“Komisyon”): İşbu Politika ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın uygulanmasından, denetlenmesinden, güncellenmesinden ve veri güvenliği süreçlerinin koordinasyonundan sorumlu komisyonu,

Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

Yurt Dışına Veri Aktarımı: Kişisel verilerin Türkiye dışındaki gerçek veya tüzel kişilere, sunuculara, sistemlere veya hizmet sağlayıcılara aktarılmasını,

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i,

Ziyaretçi: WILCO’nun sahip olduğu fiziksel yerleşkelere, ofislerine, üretim alanlarına, depolarına veya sair çalışma alanlarına çeşitli amaçlarla giriş yapan ya da WILCO’ya ait internet sitelerini, dijital platformları veya ağ sistemlerini kullanan gerçek kişileri,

ifade eder.

Bu politikada tanımlanmayan kavramlar hakkında 6698 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuatta geçen tanımlamalar esastır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

WILCO; kişisel verileri, Kanun m.10 kapsamında ilgili bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirerek, WILCO veri işleme amaçları uyarınca, KVKK m.4’te öngörülen ilkelere, KVKK m.5 ve m.6’da hüküm altına alınan şartlardan en az birine uygun şekilde ve ilgili amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

WILCO’nun kişisel veri işleme amaçları özellikle şunlardır:

• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• WILCO insan kaynakları operasyonlarının planlanması ve yürütülebilmesi,
• WILCO’nun iş süreçlerine ilişkin stratejilerin belirlenmesi ve tatbik edilmesi,
• WILCO’nun, her türlü operasyonel faaliyetinin güvenliğinin sağlanabilmesi,
• Başvuru, talep ve şikayet süreçlerinin yönetilebilmesi,
• Bilgi güvenliği faaliyetlerinin planlanması, yürütülebilmesi, denetimi,
• Çalışan adayı / stajyer seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Denetim faaliyetlerinin yürütülebilmesi
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Hukuk işlerinin denetimi ve takibi,
• İdari, teknik ve finansal risk yönetim süreçlerinin yürütülmesi,
• İlerde doğabilecek hukuki ihtilaflarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanabilmesi,
• Kurumsal iletişimin sağlanabilmesi,
• Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
• Mal satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
• Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi
• Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
• Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin sağlanması,
• Tedarikçiler, iş ortakları ve hizmet sağlayıcılar ile olan iş süreçlerinin yürütülebilmesi ve bu kişilerle iletişimin sağlanabilmesi,
• Ücret yönetimi, yan hak ve menfaatlere ilişkin süreçlerin yönetilebilmesi,
• Ürün ve hizmetlerimizdeki problemlerin çözülmesi; hata ve sorunların tespit edilmesi, giderilmesi,
• Ürün ve/veya hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
• Yetkili kurum ve kuruluşlara ilgili yasal düzenleme dolayısıyla bilgi verilmesi,
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

6.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uygulanacak İlkeler

WILCO, ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesinde, Kanun’a ve ilgili diğer yasal mevzuata uygun hareket etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde yer alan ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunması ve tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmesi WILCO’nun önceliği olup, veri işleme süreçlerinde dikkate alınan bu ilkeler aşağıda yer verildiği gibidir.

6.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Şekilde İşlenmesi

WILCO tarafından tüm veri işleme süreçlerinde önkoşul olarak kabul edilmiş olan hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Bu ilke uyarınca, WILCO, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almakta, ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket etmektedir.

Bu ilke kapsamında Şirketimiz, kişisel verilerin ne şekilde ve ne amaçla işleneceği konusunda ilgili kişiyi gerekli şekilde aydınlatarak, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi için şeffaf olmasını sağlamayı hedeflemektedir.

6.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

WILCO, ilgili kişinin kişisel verilerini işbu politika kapsamında açıklanan amaçlar doğrultusunda herhangi bir şekilde işlemesi halinde kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması için gerekli özeni göstermektedir. Bunun dışında ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin etmek amacı ile WILCO’ya başvurması için iletişim kanalları açık tutulmakta ve gerekli imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda veri sorumlusuna başvuru formu web sitemizde ilan edilmiştir.

6.1.3. Kişisel Verileri Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme

WILCO tarafından, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı sözleşme, hukuki işlem ve metinlerde (Web Sitesi Aydınlatma Metni, Tedarikçi Aydınlatma Metni, Çalışan ve Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, Veri Sorumlusuna Başvuru Formu vb.) belirlilik ve açıklık ilkesine uyum konusunda hassasiyet gösterilmekte, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını sağlamaya özen gösterilmektedir. Kişisel veriler belirlenen, ilan edilen, bildirilen veya sözleşmede kararlaştırılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir.

6.1.4. Kişisel Verileri İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşleme 

WILCO, tarafından gerçekleştirilen veri işleme süreçlerinde, işlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat edilmekte; amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. İleride ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemektedir.

6.1.5. Kişisel Verileri Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirket kişisel verileri mevzuatta, WILCO Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda öngörülen veya VERBİS’de bildirilen yahut işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklamaktadır. Mevzuatta ve/veya İmha Politikası’nda belirtilen sürenin bitmesi ya da amacın gerçekleşmesi halinde kişisel veriler re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmış ve Şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.

6.2. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

WILCO, kişisel veri işleme faaliyetlerini öncelikle Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarına dayalı olarak yürütmekte olup, açık rızaya yalnızca ilgili mevzuat kapsamında gerekli olduğu hallerde başvurmaktadır.

Ancak şirket Kanun’un 5.2 maddesi gereğince aşağıdaki şartların varlığı halinde ilgili kişinin açık rızasını aramaksızın kişisel verileri de işleyebilmektedir.

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Kişisel verileriniz aşağıda yer alan şartlardan biri veya birkaçının bulunması halinde WILCO tarafından işlenebilmektedir.

6.2.1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen veri işleme şartları kapsamında işlenmekte olup, açık rızaya yalnızca ilgili veri işleme faaliyetinin başka bir hukuki sebebe dayandırılamadığı durumlarda başvurulmaktadır. Açık rıza alınmasının gerekli olduğu durumlarda, ilgili kişilerin açık rızalarının fiziki ve/veya elektronik ortamda hukuka uygun şekilde alınabilmesi amacıyla gerekli yöntem ve sistemler kullanılmaktadır.

İlgili kişilerin, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin rızaları alınmadan önce Kanun’un 10. maddesi doğrultusunda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açık rızalarının alınması sağlanmaktadır.

Özellikle çalışanlardan alınan açık rızaların özgür iradeye dayanması hususuna özel bir ehemmiyet gösteren WILCO, çalışanlarının açık rıza vermekten imtina edebilecekleri konusunu kendilerine vurgulayarak, belirli verilerin işlenmesi için açık rıza göstermeyen çalışanlarının ilgili veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilememesine özen göstermektedir.

6.2.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel verilerin işlenmesi hukuka uygun olup, bu durumda kişisel veri sahibinin açık rızasının olup olmadığı ayrıca değerlendirilmemektedir. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun İşçi Özlük Dosyası ile İlgili 75. Maddesi gereğince çalışanların verilerinin toplanması bu kapsamda değerlendirilmektedir. Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat olmak üzere kanunlarda öngörülen hallerde kişisel veriler WILCO tarafından ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilmektedir.

6.2.3. Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Açık Rızanın Alınamaması

Rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için verilerin işlenmesi öngörülmektedir. Örneğin fabrika içerisinde ağır iş grubunda çalışan işçinin iş kazası geçirmesi halinde kan grubunun ilgili sağlık personelleri ile paylaşılması durumunda kişinin açık rıza vermesi beklenmeyecektir.

6.2.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfası ile Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması halinde, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi mümkündür. Örneğin yapılan bir sözleşme gereği ücretin ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi elde edilebilecektir.

6.2.5. Şirketin Hukuki Sorumluluğunun Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması

Şirketin, hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde, kişisel verilerin açık rıza olmaksızın da işlenmesi mümkündür. Örneğin açık rıza olmasa dahi mahkeme kararıyla talep edilen bilgiler mahkemeye sunulabilecektir.

6.2.6. İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Veriler

İlgili kişinin kendisi tarafından kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri alenileştirilme amacıyla bağlantılı olarak açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. Örneğin istihdam sağlama amacıyla kurulmuş web sitelerindeki hesabında özgeçmişini paylaşan kişinin, söz konusu bilgileri alenileştirilmiş veri olarak kabul edilir.

6.2.7. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın da kişisel veriler işlenebilecektir. Şirketin, çalışan tarafından açılan bir davada ispat için bazı verileri kullanması bu kapsamdadır.

6.2.8. Şirketin Meşru Menfaatleri İçin Zorunlu Olması

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. Çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde kişisel verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır. Örneğin WILCO, çalışanlarına oryantasyon, mesleki gelişim kapsamında eğitimler verdiği ve bu çerçevede yatırım yaptığı için erkek adayların askerlik görevini ifa edip etmediği sorulmaktadır.

6.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

WILCO, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi, ilgili ikincil mevzuat, Kurul kararları ve kişisel veri güvenliğine ilişkin güncel düzenlemeler doğrultusunda hareket etmekte olup, söz konusu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin, erişilmesinin, açıklanmasının veya kullanılmasının önlenmesi amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Özel nitelikli kişisel veriler; ilgili kişinin açık rızasının bulunması veya Kanun’un 6. maddesinde düzenlenen işleme şartlarından birinin varlığı halinde işlenebilmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler, özellikle;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

gibi Kanun’da öngörülen hukuki sebepler çerçevesinde işlenebilmektedir.

WILCO tarafından özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde görev alan çalışanlara gerekli gizlilik ve veri güvenliği yükümlülükleri hatırlatılmakta, erişim yetkileri sınırlandırılmakta, rol bazlı yetkilendirme uygulanmakta ve ilgili süreçler düzenli olarak denetlenmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin elektronik ortamda işlendiği durumlarda uygun güvenlik önlemleri uygulanmakta; fiziksel ortamda muhafaza edilen veriler bakımından ise yetkisiz erişimi önlemeye yönelik idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması, saklanması, erişimi ve imhasına ilişkin süreçlerde; verinin niteliği, işleme amacı, aktarım yapılan taraf, erişim yetkisi ve olası riskler dikkate alınarak uygun güvenlik seviyesinin sağlanmasına yönelik gerekli organizasyonel ve teknik önlemler uygulanmaktadır.

6.4. WILCO Tarafından İşlenen Kişisel Veriler

WILCO tarafından yukarıda sayılan ilkeler ve amaçlar kapsamında özel ve genel nitelikli kişiler veriler işlenmektedir. Bu veriler EK-1’de örnek kabilinden sayılmış olup her bir veri özelinde hangi verinin işleneceği; WILCO ile ilgili kişi arasında kurulmuş olan ilişki çerçevesinde ve işbu Politika’da yer alan esaslar doğrultusunda işlenebilmektedir:

6.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

6.5.1. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

Kişisel veriler, Kanun’un 8. maddesinde düzenlenen veri aktarım şartlarına uygun olarak aktarılmakta olup, açık rızaya yalnızca ilgili mevzuat kapsamında gerekli olduğu durumlarda başvurulmaktadır. Açık rızanın gerekli olduğu veri aktarım süreçlerinde, ilgili kişilerin açık rızalarının fiziki ve/veya elektronik ortamda hukuka uygun şekilde alınabilmesi amacıyla gerekli yöntem ve sistemler kullanılmaktadır.

6.5.1.1. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

WILCO, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında genel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 8. maddesinde düzenlenen veri aktarım şartları çerçevesinde üçüncü kişilere aktarılabilmekte olup aşağıda belirtilen hallerin bir veya birkaçının bulunması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

6.5.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

WILCO, özel nitelikli kişisel verilerin yurtiçinde aktarılması süreçlerinde 6698 sayılı Kanun’un 6. ve 8. maddeleri, ilgili ikincil mevzuat, Kurul kararları ve kişisel veri güvenliğine ilişkin güncel düzenlemeler doğrultusunda hareket etmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun şekilde ve veri güvenliğine ilişkin gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak yurtiçinde aktarılabilmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler; ilgili kişinin açık rızasının bulunması veya Kanun’un 6. maddesinde düzenlenen veri işleme şartlarından birinin varlığı halinde aktarılabilmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler özellikle; kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin rızasını açıklayamayacak durumda bulunması, istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi gibi Kanun’da öngörülen hukuki sebepler çerçevesinde aktarılabilmektedir.

WILCO tarafından özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması süreçlerinde; erişim yetkilendirmesi, gizlilik yükümlülükleri, veri minimizasyonu, loglama, uygun teknik güvenlik önlemleri ve risk bazlı koruma mekanizmaları uygulanmakta olup, söz konusu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, erişilmesini, ifşa edilmesini veya kullanılmasını önlemeye yönelik gerekli organizasyonel ve teknik tedbirlerin alınmasına özen gösterilmektedir.

6.5.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

WILCO, kişisel verilerin yurtdışına aktarılması süreçlerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 9. maddesi, ilgili ikincil mevzuat, Kurul kararları ve Kurum tarafından yayımlanan rehberler doğrultusunda hareket etmektedir.

Kişisel veriler, işbu Politika’da belirtilen veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun şekilde ve veri güvenliğine ilişkin gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak yurtdışına aktarılabilmektedir. 

WILCO tarafından kişisel veriler aşağıdaki hukuki mekanizmalardan birinin varlığı halinde yurtdışına aktarılabilmektedir:

6.5.2.1. Yeterlilik Kararına Dayalı Aktarım

Kişisel veriler, Kurul tarafından hakkında yeterlilik kararı verilmiş ülkelere, uluslararası kuruluşlara veya sektörlere, Kanun’un 5 ve 6. maddelerinde yer alan veri işleme şartlarından birinin bulunması kaydıyla aktarılabilmektedir.

6.5.2.2. Uygun Güvencelere Dayalı Aktarım

Kurul tarafından verilmiş bir yeterlilik kararının bulunmaması halinde kişisel veriler; ilgili kişinin aktarımın yapılacağı ülkede de haklarını kullanabilmesi ve etkili kanun yollarına başvurabilmesi kaydıyla aşağıdaki uygun güvencelerden birinin sağlanması halinde yurtdışına aktarılabilmektedir:

• Uluslararası sözleşme niteliğinde olmayan anlaşma,
• Bağlayıcı şirket kuralları,
• Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeler,
• Yeterli korumayı sağlayacak taahhütname,
• Kurul tarafından uygun görülen diğer güvence yöntemleri.

WILCO, yurtdışı aktarım süreçlerinde gerekli olması halinde Kurul tarafından yayımlanan standart sözleşmeleri kullanabilir, ilgili bildirim ve yükümlülükleri yerine getirebilir.

6.5.2.3. Arızi Nitelikteki Aktarımlar

Yeterlilik kararı bulunmaması ve uygun güvencelerin sağlanamaması halinde, Kanun’da düzenlenen arızi aktarım şartlarından birinin varlığı durumunda kişisel veriler sınırlı ve istisnai olarak yurtdışına aktarılabilmektedir.

Bu kapsamda özellikle;

• İlgili kişinin aktarımın muhtemel riskleri hakkında bilgilendirilmek kaydıyla açık rıza vermesi,
• Bir sözleşmenin ifası için aktarımın zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için aktarımın zorunlu olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,
• Kamu yararı gerektiren durumlar

gibi Kanun’da belirtilen istisnai hallerde arızi veri aktarımı gerçekleştirilebilmektedir.

6.5.2.4. Yurtdışına Aktarım Süreçlerinde Güvenlik Tedbirleri

WILCO, yurtdışına veri aktarımı süreçlerinde kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla; veri minimizasyonu, erişim yetkilendirmesi, loglama, şifreleme, güvenli iletişim protokolleri, risk bazlı teknik ve idari güvenlik önlemleri ile sözleşmesel veri güvenliği yükümlülükleri gibi uygun koruma mekanizmalarını uygulamaya özen göstermektedir. Yurtdışına aktarım gerçekleştirilen hizmet sağlayıcılar, iş ortakları, bulut sistemleri ve diğer alıcı grupları bakımından kişisel veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler, teknik ve sözleşmesel yöntemlerle güvence altına alınmakta; aktarım süreçlerinde güncel teknoloji, işin niteliği ve veri güvenliğine ilişkin riskler dikkate alınarak gerekli tedbirler uygulanmaktadır.

6.5.2.5. Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Aktarım

Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talebi üzerine ve talep amacıyla sınırlı olmak üzere yurtdışına aktarılabilir veya yurtdışında bulunan yetkili merciler ile paylaşılabilir.

7. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİNE AİT KİŞİSEL VERİLER

Şirkete ait internet sitelerinde, kişisel verilerin ne şekilde ve hangi amaç ile elde edildiğine dair Kanun’un 10. Maddesi kapsamında ilgili aydınlatma metinleri ve politikalar yayınlanmış ve  ziyaretçiler bu konuda bilgilendirilmiştir.

Ayrıca web sitesi aydınlatma metni, ilgili kişinin kişisel verilerinin Şirket nezdinde işlenme adımlarına dair en sağlıklı bilgiye en sade şekilde ulaşmasını sağlamak amacıyla ilgili kişiyi Şirket ile ilişkisine göre daha detaylı bilgilendirmeye haiz aydınlatma metinlerine ve Şirket politikalarına yönlendirmektedir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

WILCO, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda öncelikle WILCO tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.

Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve Kanun’a yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.

Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları ve taahhütleri imzalamaları istenmekte çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.

WILCO ile veri işleyen, çalışan, müşteri, tedarikçi, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş başta Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.

Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Görev değişikliği veya işten ayrılan personellerin ivedilikle bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.

Bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanmasına yönelik olarak risk bazlı güvenlik kontrolleri, güvenlik testleri ve gerekli görülen teknik denetimler gerçekleştirilebilmektedir.

Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Web sitesi ve dijital sistemlerde veri güvenliğinin sağlanması amacıyla uygun erişim kontrolleri, güvenli iletişim protokolleri ve güncel teknik güvenlik önlemleri uygulanmaktadır.

WILCO, nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.

Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.

Şirketin veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için bir sistem kurulmuş, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığına yönelik gerekli görülen teknik kontroller gerçekleştirilmektedir.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi durumunda bu hususun ilgili kişiye ve Kurula bildirilebilmesi için WILCO tarafından buna uygun süreçler ve organizasyonel yapı oluşturulmuştur.

Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, sunucunun doğru çalışabilmesi için güvenlik duvarları, ağ erişim kontrolü, antivirüs sistemleri vb. gibi güncel teknoloji, sistem altyapısı ve veri güvenliği riskleri dikkate alınarak uygun teknik güvenlik önlemleri uygulanmaktadır.

10.  KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ

WILCO, Kanun’un 7. Maddesi gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya kişisel veri sahibinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Fiziksel ortamlarda ve dijital veri kayıt sistemlerinde muhafaza edilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.

Anonimleştirilmiş kişisel veriler, araştırma, istatistik ve planlama gibi amaçlarla kullanılabilir, süresiz şekilde saklanabilir ve yurtiçi ve yurtdışına aktarılabilir. 

Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmış ve https://wilcotr.com internet sitesinde ilan edilmiştir. Detaylı bilgilendirme için lütfen inceleyiniz.

11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE ŞİRKETE BAŞVURUSU

Şirketimiz, kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişileri Kanun’un 10. Maddesi kapsamında hakları ve haklarını ne şekilde kullanabilecekleri hakkında bilgilendirmektedir.

11.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahibi olan ilgili kişi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında; 

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini, düzeltme işleminin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Yasal sınırlar hariç olmak üzere Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, silme ve yok etme işleminin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. 

11.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

İlgili kişi, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak ıslak imzalı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle Şirkete iletmelidir. Yazılı olarak yapılacak başvurular için adres ……………………………adresidir.

İlgili kişinin başvurusunda asgari olarak bulunması zorunlu olan bilgiler aşağıda belirtildiği gibidir;

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası,
• Talep konusu

Ayrıca konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenmelidir. Başvuru sahiplerinin başvuruları esnasında kullanması için internet sitesinde Başvuru Formu hazırlanarak internet sitesinde ilan edilmiştir.

Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

11.3.  Kişisel Veri Sahibinin Başvuru Hakkının İstisnaları

Kanun’un 28. Maddesi uyarınca, aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Veri Sahipleri;

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,

haklarını ileri süremezler.

WILCO’nun Aydınlatma Yükümlülüğü, Kanun’un 28/2 maddesi uyarınca;

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması hallerinde uygulanmaz.

11.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurularının Cevaplandırılması

WILCO, ilgili kişinin KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Başvuruların yukarıda belirtilen usul ve esaslara göre WILCO’ya iletilmesi halinde, WILCO talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvuruyu ücretsiz şekilde sonuçlandıracaktır. Cevabın on sayfadan fazla olması halinde, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise veri kayıt ortamının maliyeti talep edilebilir. 

WILCO, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek ve talepleri değerlendirmek için gerekli görmesi halinde ek bilgi talep edebilir ve başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

12. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

WILCO, tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK-4’te verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler WILCO Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.

 

Kişisel Veri Kategorisi	Kişisel Veri Kategori Açıklaması
Kimlik Bilgisi	Gerçek kişiye ait, kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir. T.C. kimlik numarası, anne-baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni durum, cinsiyet gibi bilgileri içeren nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport, meslek kartı gibi belgeler ile vergi numarası, imza bilgisi, SGK numarası ve sair veriler
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası ve sair veriler
Çalışan Aday Bilgisi	WILCO tarafından, iş başvuru aşamasında özgeçmiş ve iş başvuru formları aracılığı ile alınan kişisel veriler (kimlik ve iletişim bilgisi, askerlik durumu, eğitim ve iş tecrübeleri, sertifika, ilgi alanları, referanslar, medeni durum, yabancı dil bilgisi, ehliyet durumu, şirkete başvuru şekli)
Özlük Bilgisi	Şirket çalışanlarının özlük dosyasında bulunması kanunen zorunlu olan veriler ile özlük haklarının oluşmasına temel olacak veriler (Nüfus cüzdan fotokopisi, Nüfus kayıt örneği, yerleşim yeri ve adres belgesi (e-devlet), adli sicil kaydı (e-devlet), diploma fotokopisi, banka hesap cüzdanı fotokopisi, daha önce alınmış eğitim ve seminerlerin sertifika fotokopisi vs.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Dini, mezhebi veya diğer inançları, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri Dini Bilgisi Eski tip kimlik belgelerinde yer alan din hanesi gibi özel nitelikli veriler, veri minimizasyonu ilkesi doğrultusunda maskeleme yöntemi uygulanarak işlenmektedir. Sağlık Bilgisi Özlük dosyası, İSG faaliyetleri ve yıllık sağlık testleri kapsamında Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri Özlük dosyası kapsamında
Finansal Bilgi	Banka hesap numarası ve hesap bilgileri, finansal durumu gösterir belgeler, maaş, bordro bilgileri, avans bilgisi ve sair veriler

Finansal Bilgi

Banka hesap numarası ve hesap bilgileri, finansal durumu gösterir belgeler, maaş, bordro bilgileri, avans bilgisi ve sair veriler

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	WILCO tarafından ifa edilen faaliyetler kapsamında, verilen hizmetlere ilişkin yahut da WILCO’nun ve veri sahibi olmak üzere ücret, yan haklar, sosyal haklar ve çalışan menfaatlerine ilişkin süreçler kapsamında çeşitli olanakların ve menfaatlerin sağlanması kapsamındaki bilgiler
İşlem Güvenliği Bilgisi	Teknik, hukuki veya idari süreçlerle alakalı iş ve işlemlerin yürütüldüğü esnada WILCO ve ilgili kişinin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (log kaydı, IP no gibi)
Hukuki İşlem Bilgisi	Hukuki hak ve alacaklarımızın tespitinin ve  takibinin yapılabilmesi, borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimizin WILCO  politikaları nezdinde özenli ve yasal şekilde yürütülebilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler,
Müşteri İşlem	Fatura, çek, senet, sipariş, talep bilgileri
Risk Yönetimi	Ticari, idari ve teknik risklerin yönetilmesi için gerekli bilgiler
Mesleki Deneyim	Diploma bilgileri, gidilen kurslar, sertifikalar,  mezun olunan okul bilgisi,  kurs, seminer, konferans katılım belgesi, sınav sonucu, yabancı dil bilgisi ve sair veriler  vs.
Referans Kişi Bilgisi	İlgili kişinin iş başvurusu esnasında göstermiş olduğu referans kişilere ait kimlik ve iletişim bilgileri
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	WILCO’nun fiziksel yerleşkelerinde güvenlik amacıyla kullanılan kamera sistemleri kapsamında elde edilen görsel kayıtlar ile faaliyetlerin niteliğine göre işlenebilecek işitsel kayıtlar.
Talep, Şikayet ve İtibar Yönetimi Bilgisi	Şirketimize yöneltilen başvuru, talep, şikayetlere ilişkin işlenen veriler